会社を始めたばかりの時期や、人を雇い始めるタイミングでは、「社内規定をつくらなければ」と思いつつ、何から手をつけてよいかわからないことがあります。この記事では、社内規定・規約をつくるときの一般的な進め方を整理します。
1. 何のための規定かを先に決める
規定は、書類をそろえること自体が目的ではありません。「社員が迷わず動ける」「トラブルが起きたときの判断の拠りどころになる」といった目的を先に決めると、必要な規定の種類と、書くべき範囲が見えてきます。
2. 一般的な案を土台にする
ゼロから書き起こすと、時間もかかり、抜けも出やすくなります。一般に公開されているひな形や、一般的な規定の案を土台にして、自社に合わせて直していく方法が現実的です。AIは、この「案づくり」と「自社の情報を加味した書き換え」を補助する場面で役に立ちます。
3. 自社の実態を書き込む
ひな形のままでは、実際の運用と食い違うことがあります。勤務の形（出社・在宅・時差出勤など）、休暇の考え方、情報の取り扱い、経費の扱いなど、自社の実態に合わせて書き換えます。守れない規定は、かえって混乱のもとになります。
4. 最終確認は士業に行ってもらう
規定には、労働に関する法令や、契約に関する法令との関係があります。AIが作成する文面は「案」であり、法的な適否を判断するものではありません。社会保険や労務に関わる内容は社会保険労務士に、契約・規約に関わる内容は弁護士や行政書士に、最終的な確認を依頼してください。
5. 公開して終わりにせず、見直す
規定は、決めて終わりではありません。事業の変化や法令の改正に合わせて、定期的に見直す仕組みも、あわせて決めておきましょう。
Universal Knightでは、一般的な案に貴社の情報を加味して仕上げる、社内規定・規約の策定支援のご相談を承っています。最終確認は士業の先生にお願いする前提で、進め方をご提案します。