協力業者に依頼する業務のある会社では、見積書や実行予算書の作成が、担当者にとって大きな作業になりがちです。業者ごとに見積書の書式が違い、金額や項目を転記し、まとめ直す手間が発生するからです。この記事では、その流れを自動化する考え方を整理します。
1. 手間がかかるのは「書式の違い」を整えるところ
協力業者から届く見積書は、PDFやExcelなど形式も、項目の並びも、業者によって異なります。数字そのものよりも、「バラバラの書式を、自社の見積書の形にそろえる作業」に時間がかかっていることが多いものです。
2. 読み取りからExcelへの流れ
自動化の基本的な流れは、次のとおりです。
- 届いた見積書を読み取り、項目・数量・単価・金額を取り出す
- 自社で使っているExcelの見積書の形式に流し込む
- 集計し、見積書としてまとめる
読み取りにはAIを使いますが、読み取った結果は必ず人が確認する前提で設計します。
3. 人が確認すべきところ
- 数量・単価・金額の読み取りに誤りがないか
- 見積の条件（有効期限・含まれる範囲・別途費用）が見落とされていないか
- 同じ工事・同じ項目の重複や漏れがないか
自動作成された見積書は、あくまで「たたき台」です。内容の最終的な責任は人が持ちます。
4. 実行予算書は「見積の自動作成」とつなげる
実行予算書は、見積の内容をもとに、実際にかかる費用の見通しを整理する書類です。見積書をExcelにそろえる段階から、実行予算書の形式を意識してデータを持っておけば、見積から実行予算書へ、同じデータをつなげて作成できます。転記が減るため、入力ミスの確認も行いやすくなります。
5. 小さく始めて、書式を増やしていく
最初から全ての業者・全ての書式に対応しようとせず、まずは件数の多い業者や、よく使う書式から始めるのがおすすめです。うまく読み取れない書式が見つかったら、その都度、対応を足していきます。
Universal Knightでは、協力業者からの見積書を自動で読み解き、Excelで見積書を作成するシステムと、見積と連動して実行予算書を作成するシステムのご相談を承っています。現在の見積の流れをうかがったうえで、進め方をご提案します。